Manejo Colaborativo de Tareas Usando Manymoon

Uno de los grandes retos que enfrentamos al dirigir proyectos en la actualidad es la complejidad que se agrega al contar con equipos distribuidos; es decir, los integrantes se localizan físicamente en diferentes
lugares. Este fue el principal reto que visualicé al iniciar la planeación del congreso SG ‘09, ya que por ser la primera vez que se realizaría fuera de la ciudad de México, el equipo se encontraba en diferentes ciudades.

Con el objetivo de resolver este problema, lo primero que decidí fue buscar una herramienta que me permitiera manejar el proyecto coordinando al equipo distribuido. La herramienta que escogiera requería ser lo suficientemente sencilla para que realmente todos los integrantes la pudieran usar, así como contar con un espacio común que permitiera registrar y consolidar todos los entregables del proyecto (una especie de repositorio de artefactos). Adicionalmente, el patrocinador del proyecto se encontraba en la ciudad de Monterrey y yo querá minimizar la cantidad necesaria de viajes para realizar el seguimiento al proyecto, por lo que tenía que asegurar una excelente comunicación que le permitiera conocer en todo momento lo que estábamos realizando en SG como proveedores “remotos” así como todas las tareas que se debían cubrir.

En SG normalmente trabajamos los proyectos alineados a un plan de trabajo (el que por lo general solo entiendo yo, y tengo que “traducir” a los demás), y para trabajar de manera colaborativa nos apoyamos en herramientas como Google Apps, donde se asignan las tareas específicas, se manejan los documentos, y se crean sitios para definir nuevos proyectos. Para poder manejar la realización del
congreso, éstas herramientas no eran suficientes, necesitaba algo más integrado, más sencillo y efectivo. Fue así que nos dimos a la tarea de buscar una aplicación en línea, que de primera instancia
cumpliera con el requisito de manejar las tareas del proyecto.

Una de las primeras herramientas que identificamos fué Manymoon (www.manymoon.com), una herramienta en línea que permite el manejo colaborativo de tareas, y que además está basada en un modelo de red social. Empecé a utilizarla y me sorprendió su funcionalidad y facilidad de uso, por lo que decidí aplicarla para SG ‘09.

En este artículo comparto cómo es que usamos esta herramienta para administrar el proyecto de organización de SG ‘09 Conferencia y Expo.

Entre otras funcionalidades bastante agradables (very nice-tohave) están:
• El boletín, una especie de “facebook feed” donde puedes conocer lo que recientemente hicieron cada uno de los integrantes del proyecto
• Los avisos vía email o RSS sobre modificaciones a tareas y avisos de tareas pendientes
• Una especie de twitter donde comunicas en qué estas trabajando

Apta para diferentes perfiles de usuarios
Manymoon es una herramienta muy intuitiva y cuenta con una interfaz gráfica muy limpia y consistente. Al decir consistente me refiero a que independientemente de la página en donde te encuentres, siempre te “mueves” de la misma manera, siempre realizas las funciones y localizas la información de la misma forma. Esto me animó a mostrar la herramienta a los diferentes integrantes del proyecto: desarrolladores, diseñadores, y vendedores, entre otros. La prueba de fuego era ver si con una explicación de aproximadamente 10 minutos serian realmente capaces de utilizar la funcionalidad básica de la herramienta. La respuesta fue positiva: todos entendieron y utilizaron contentos la herramienta.

Complejidad y múltiples proyectos
Para el proyecto necesitaba contar con una aplicación que me permitiera manejar por lo menos unas 300 tareas (terminamos registrando 250 tareas). Manynoon soporta esta cantidad, pero me di cuenta de que si dividía el proyecto en mini-proyectos, dependiendo del tipo de tareas, podría incluir en cada proyecto solo a las personas que participarían en esas tareas (varias personas terminaron asignadas en varios proyectos). Esto también resolvió el problema de compartir tareas estratégicas e información confidencial únicamente con los directivos del proyecto, resolviendo el requisito de seguridad y rápido acceso. Finalmente esto también me abrió la opción de integrar a algunos proveedores al uso de la herramienta.

En evaluaciones a Manymoon que encontré en Internet se considera que es una herramienta para uso personal o de pequeños negocios, con unas lista de 10 a 15 tareas. Yo considero que dependiendo de
cómo lo manejes, puede soportar proyectos grandes y complejos.


Pantalla 3. Lista de Proyectos

Ambiente social y manejo de equipos distribuidos
La funcionalidad que permite invitar a los diferentes miembros del proyecto a integrarse al equipo está basada en un concepto de red social. Esto permite comunicar el perfil de cada uno y mantener conecciones entre los diferentes miembros del proyecto (y de diferentes proyectos). Esto nos ayudó mucho porque la mayoría de las personas no se conocían (ni se conocerían hasta la fecha del congreso),
y tendrían que trabajar en equipo. Usando esta aplicación, por lo menos conocieron sus fotos y perfiles y se pudieron comunicar de diferentes maneras.


Pantalla 4. Miembros del proyecto

El manejo de tareas
Manymoon permite crear fácilmente una tarea y maneja los atributos básicos que debe tener una tarea como: nombre, fecha de término, prioridad, estatus (abierta, terminada, cancelada), responsable (permite asignar varios). También maneja opciones más avanzadas como: agregar documentos, agregar hiperligas, ligar la tarea a un calendario, y hasta permite crear tareas recurrentes. Algo muy útil es que permite agregar comentarios a cada tarea, lo que permite conocer el estatus real de cada una. Cualquier integrante del proyecto puede agregar comentarios, así como mandar avisos vía email a las personas que decida avisar sobre la actualización de la tarea. No es necesario que el director del proyecto ande como policía molestando a la gente y perdiendo el tiempo pidiendo el estatus. Cada quien es responsable de actualizar la tarea y de compartir lo que está pasando. En la lista de tareas podemos desplegar las tareas por responsable, por estatus (ej. solo abiertas, prioridad alta), así como ordenarlas, visualiPantalla

Pantalla 5. Lista de tareas


Pantalla 6. Detalles de una tarea

El valor agregado: manejo de milestones
Una característica muy importante al planear un congreso es que la fecha es realmente inamovible. La fecha de ejecución del congreso no se puede cambiar, por lo tanto es indispensable el no permitir el retraso en las tareas. El congreso se empieza a planear 8 meses antes, y desde entonces se inician las tareas con la meta de ejecutar el congreso en la fecha planeada y con la calidad esperada.

Algo que realmente ayuda a mantener las tareas en tiempo es el manejo de milestones o hitos, pues permite asegurar que cada tarea tiene una fecha límite, y tiene una razón de ser, ya que está enfocada
en lograr un objetivo claro del proyecto. Cuando empecé a utilizar Manymoon me llevé la muy grata sorpresa de que, de una manera muy sencilla permitía definir milestones y después asignar tareas
“arrastrándolas” dentro de cada milestone. Esta fue una funcionalidad que no esperaba, fue un valor agregado que me convenció de que Manymoon sería una herramienta mucho más completa, y no un
simple manejo de un ToDo List.


Pantalla 7. Milestones

La colaboración e integración con el mundo
Actualmente muchas empresas utilizan Google Apps para trabajar de manera colaborativa, y en SG es la herramienta que normalmente utilizamos. Fue de gran ventaja el contar con la integración de Manymoon a Google Docs y Google Calendar, pues también a muchos integrantes del proyecto les pareció bastante familiar poder desarrollar documentos en Google Docs y después poder asignarlos a tareas en Manymoon. Adicionalmente, tener los documentos en Google Docs nos permitió economizar el espacio de almacenamiento usado en Manymoon, el cual es limitado (dependiendo del plan que contrates).

La pantalla 8 muestra la lista de documentos pertenecientes a un usuario. Esta lista permite localizar de una forma sencilla cualquier documento, sin tener que buscarlo dentro de cada proyecto o tarea. Un mismo documento puede estar ligado a varios proyectos o tareas. El ícono previo al nombre del documento indica el tipo de archivo, y los que no incluyen ícono son ligas a documentos localizados
en Google Docs.


Pantalla 8. Documentos de un usuario

Ya casi para finalizar el proyecto, un mes antes de la ejecución del congreso, Manymoon agregó la integración con Google Calendar. ¡Justamente lo que en ese momento necesitaba!

Opté por crear un calendario en Google que contuviera todas las actividades relacionadas con el congreso, y a este ligué los 10 proyectos que tenía creados en Manymoon. De esta forma, al desplegar el calendario (en Manymoon o en Google calendar) se podían ver todas las tareas necesarias para ejecutar el congreso, y era fácilmente identificar los días que tendrían mayor carga de trabajo. Manymoon también crea los milestones en el calendario, solo que les antepone las letras “MS”.


Imagen 9. “ProjectCalendar”

Los tags
Los tags son un atributo novedoso, que en general se utiliza para “etiquetar” o describir mejor una pieza de información, y que posteriormente sirve para encontrar dicha pieza o relacionarla con otros
elementos. Manymoon permite agregar tags a un proyecto o tarea, y hasta a tu perfil. Agregar tags a una tarea por ejemplo, te ayuda a identificar los skills necesarios para realizar dicha tarea, lo que te
permitirá definir a quien debes asignar a esa tarea. Agregar tags a un proyecto ayudan a describirlo mejor, no necesitas crear una descripción larga y compleja, simplemente con tags puedes describirlo mejor. Por ejemplo, para el proyecto “SG09 - Conferencias”, se definieron los siguientes tags: lineamientos, convocatoria, evaluación, semblanzas, conferencistas, fotos, comité, presentaciones, y reconocimientos, los que prácticamente describen de qué trata el proyecto.

Las opciones de uso
Manymoon ofrece diferentes opciones, o lo que llama membresías. La membresía básica no tiene costo e incluye el manejo ilimitado de proyectos, tareas e integrantes, un espacio para almacenar de hasta 5Mb, pero únicamente se puede ligar un solo proyecto a Google Calendar. Debido a que yo necesitaba más espacio para almacenar, así como la opción de ligar varios proyectos a Google Calendar, entonces contraté la opción de $20dls al mes (precio bastante razonable), que además incluye funcionalidades interesantes como la creación de plantillas de proyecto, y monerías como agregar tu logo, avisos vía RSS, e imprimir en PDF. Manymoon es una herramienta bastante accesible, que para proyectos pequeños bien permite trabajar con la membresía gratuita ó standard. Te sugiero contratar niveles adicionales conforme identifiques que incrementan las necesidades en tu proyecto.

Lo que más me gustó
Sobre la funcionalidad, lo que más me gustó fue la ideología de ligar las tareas a un milestone, y por supuesto la integración con Google Docs y Google Calendar. Por otro lado, me agradó mucho que cuando tuve problemas de funcionalidad, reporté el problema y la gente de soporte lo resolvió en menos de 24 horas (mi problema era que no me permitía usar nombres de proyectos con acentos o con apóstrofes).

Lo que mejoraría
La verdad extrañé poder visualizar el proyecto con una gráfica de Gantt, pero creo que eso es más que nada un capricho. Lo que sí me hizo falta fue el poder contar con dependencias entre tareas. Por ejemplo muchas veces hace falta poder saber qué tarea se necesita terminar antes de poder empezar la siguiente. Esto sería una funcionalidad muy útil para la dirección de proyectos (para visualizar la ruta crítica) y espero que pronto la agreguen.

Conclusión
Además de la funcionalidad previamente mencionada, Manymoon cuenta con las opciones de crear tareas a partir del envío de un mail, manejar time sheets (hojas de tiempos), y manejar eventos, opciones que no mencioné en detalle porque en realidad no las he utilizado a profundidad. Sí quiero
hacer énfasis en el manejo de time sheets porque creo que para el manejo de proyectos de desarrollo de software, esta es una funcionalidad que puede ayudar bastante al control de tiempos por recurso, y por consiguiente, al control adecuado del presupuesto del proyecto.

En la actualidad el éxito de los proyectos se podrá alcanzar, así como el éxito la sociedad en sí, en la medida en que se realicen de una manera realmente colaborativa. Manymoon es una herramienta realmente colaborativa, que reúne la funcionalidad básica y la experiencia del usuario esperada, y por si fuera poco, cuenta con un excelente desempeño. Manymoon está dirigido principalmente a negocios y proyectos pequeños, pero no está limitado a eso. Usar Manymoon me ayudó a cambiar la forma en la que normalmente trabajaba, abriendo mi panorama a nuevas herramientas que permiten aprovechar una forma de trabajo colaborativo y social, explotando el concepto de Enterprise 2.0. En SG ya utilizamos
esta herramienta para manejar todos nuestros proyectos, y planeamos seguir seguir explorando nuevas herramientas que nos ayuden a trabajar mejor.