Published 16 years ago
(updated 14 years ago)
Todo proyecto primero debe obtener consenso sobre el alcance y los requerimientos del proyecto antes de que se acepte un cambio. Después de esto, el objetivo a alcanzar por parte de la gestión del cambio es reconocer que hay un proceso para permitir que el cliente tome las decisiones de cambio al proyecto.
El director de proyecto sólo debe estar seguro de presentar la información apropiada para que el patrocinador pueda tomar una decisión inteligente basada en realidades. Muchos administradores de
proyecto hacen un trabajo pobre en gestionar el alcance porque no quieren ser vistos en actitud de ofender al cliente.
Sin embargo, esto de ninguna manera debe formar parte de la ecuación. En vez de esto, el trabajo del director del proyecto es asegurarse de que la gestión del cambio se realice de manera efectiva, y que el
patrocinador tenga la información que necesita para tomar la mejor decisión posible sobre si debe aceptarse o no el cambio en el alcance.
Cuando empieza un proyecto se debe obtener un consenso exacto con su cliente sobre lo que se está creando. En los niveles más altos este acuerdo se alcanza mediante la aprobación del “Acta de constitución del proyecto”. En los niveles bajos, el acuerdo se logra a través de la aceptación de los requerimientos. Cuando estos dos documentos han sido aprobados, se tiene la información necesaria
para proceder durante el resto del proyecto.
Sin embargo, como con la muerte y los impuestos, el cambio es inevitable. Existen dos razones. Primero, es casi imposible para cualquier persona definir antes de tiempo con exactitud lo que será la solución final, por lo tanto, pueden cambiar los requerimientos mientras la solución se está desarrollando. Segundo, las condiciones generales de las empresas cambian a través del tiempo. Algunos de estos cambios forzarán reestructuración en el alcance del proyecto en formas que no se pueden conocer antes de tiempo.
proyecto hacen un trabajo pobre en gestionar el alcance porque no quieren ser vistos en actitud de ofender al cliente.
Sin embargo, esto de ninguna manera debe formar parte de la ecuación. En vez de esto, el trabajo del director del proyecto es asegurarse de que la gestión del cambio se realice de manera efectiva, y que el
patrocinador tenga la información que necesita para tomar la mejor decisión posible sobre si debe aceptarse o no el cambio en el alcance.
Cuando empieza un proyecto se debe obtener un consenso exacto con su cliente sobre lo que se está creando. En los niveles más altos este acuerdo se alcanza mediante la aprobación del “Acta de constitución del proyecto”. En los niveles bajos, el acuerdo se logra a través de la aceptación de los requerimientos. Cuando estos dos documentos han sido aprobados, se tiene la información necesaria
para proceder durante el resto del proyecto.
Sin embargo, como con la muerte y los impuestos, el cambio es inevitable. Existen dos razones. Primero, es casi imposible para cualquier persona definir antes de tiempo con exactitud lo que será la solución final, por lo tanto, pueden cambiar los requerimientos mientras la solución se está desarrollando. Segundo, las condiciones generales de las empresas cambian a través del tiempo. Algunos de estos cambios forzarán reestructuración en el alcance del proyecto en formas que no se pueden conocer antes de tiempo.
Entonces, ¿qué va a decir cuando los inevitables cambios empiecen a llegar? Si dice sí antes de comprender las consecuencias hacia el proyecto, incrementará su posibilidad de fracaso. Si dice no, puede introducir un conflicto con el cliente y correr el riesgo de entregar una solución que no atiende las necesidades del mismo.
No lo tome personalmente – use su proceso
La mejor respuesta es seguir el proceso de solicitud de cambio de alcance. Este proceso debe incluir el comprender el valor al negocio de realizar el cambio, así como el impacto sobre el presupuesto y cronograma del proyecto. Entonces puede llevar esta información al patrocinador del proyecto para la decisión aprobatoria. La gestión del cambio del alcance realmente es el arte de hacer que el patrocinador tome las decisiones una vez que entiendan todos los hechos y sus implicaciones.
Como siempre, se deben establecer los procedimientos de cambio del alcance basándose en el tamaño del proyecto. En proyectos pequeños, no debe preocuparse mucho. Probablemente el proyecto empezará y terminará antes de que exista un cambio en la empresa, la mayor parte de los requerimientos serán relativamente bien conocidos. El Director de Proyecto podrá evaluar rápidamente una solicitud de cambio pequeña y trabajar con el patrocinador para determinar si debe ser aceptada.
Para proyectos grandes, el cambio del alcance es muy importante y debe ser dirigido de manera correspondiente. El equipo completo, incluyendo el cliente, debe ser sensibilizado para entender cuándo se está haciendo una solicitud de cambio al alcance del proyecto. La solicitud debe ser documentada y enviada al Director del Proyecto. El cambio se analiza y la información resultante correspondiente al cambio, el beneficio, costo e impacto de no aceptar el cambio son llevados ante el patrocinador. Entonces el cliente determina si acepta o no el cambio. Si es aprobado entonces se realiza el cambio correspondiente en el presupuesto y el cronograma. Si el cambio no es aprobado, se hace la anotación correspondiente y el proyecto sigue su camino.
Lo simpático del asunto es que si se deja que el patrocinador del proyecto decida sobre la aceptación del cambio en el alcance, por lo general rechazarán la solicitud. Ellos entienden la necesidad de entregar algo, aunque no cumpla con el 100% de sus necesidades, después refinar la solución a través del tiempo. De hecho, el patrocinador tiene mucho menos paciencia para las solicitudes de cambio del alcance que el administrador de proyecto, esto eliminará las solicitudes de cambio frívolas y marginales de manera inmediata.
Acerca de Autor
Tom Mochal es Presidente de TenStep, Inc. y fundador de The TenStep Group; red de negocios que ayuda a organizaciones con programas de formación, consultoría y soporte basado en los procesos alrededor del mundo. Es autor de los libros Lessons in Project Management y Lessons in People Management. Escribe para numerosos websites y newsletters con más de 650 columnas publicadas sobre administración de proyectos. Texto adaptado por Enrique Ledesma es Director Ejecutivo de TenStep Ecuador y José Luis Flores Pérez es Director Editorial de TenStep Latinoamérica
No lo tome personalmente – use su proceso
La mejor respuesta es seguir el proceso de solicitud de cambio de alcance. Este proceso debe incluir el comprender el valor al negocio de realizar el cambio, así como el impacto sobre el presupuesto y cronograma del proyecto. Entonces puede llevar esta información al patrocinador del proyecto para la decisión aprobatoria. La gestión del cambio del alcance realmente es el arte de hacer que el patrocinador tome las decisiones una vez que entiendan todos los hechos y sus implicaciones.
Como siempre, se deben establecer los procedimientos de cambio del alcance basándose en el tamaño del proyecto. En proyectos pequeños, no debe preocuparse mucho. Probablemente el proyecto empezará y terminará antes de que exista un cambio en la empresa, la mayor parte de los requerimientos serán relativamente bien conocidos. El Director de Proyecto podrá evaluar rápidamente una solicitud de cambio pequeña y trabajar con el patrocinador para determinar si debe ser aceptada.
Para proyectos grandes, el cambio del alcance es muy importante y debe ser dirigido de manera correspondiente. El equipo completo, incluyendo el cliente, debe ser sensibilizado para entender cuándo se está haciendo una solicitud de cambio al alcance del proyecto. La solicitud debe ser documentada y enviada al Director del Proyecto. El cambio se analiza y la información resultante correspondiente al cambio, el beneficio, costo e impacto de no aceptar el cambio son llevados ante el patrocinador. Entonces el cliente determina si acepta o no el cambio. Si es aprobado entonces se realiza el cambio correspondiente en el presupuesto y el cronograma. Si el cambio no es aprobado, se hace la anotación correspondiente y el proyecto sigue su camino.
Lo simpático del asunto es que si se deja que el patrocinador del proyecto decida sobre la aceptación del cambio en el alcance, por lo general rechazarán la solicitud. Ellos entienden la necesidad de entregar algo, aunque no cumpla con el 100% de sus necesidades, después refinar la solución a través del tiempo. De hecho, el patrocinador tiene mucho menos paciencia para las solicitudes de cambio del alcance que el administrador de proyecto, esto eliminará las solicitudes de cambio frívolas y marginales de manera inmediata.
Acerca de Autor
Tom Mochal es Presidente de TenStep, Inc. y fundador de The TenStep Group; red de negocios que ayuda a organizaciones con programas de formación, consultoría y soporte basado en los procesos alrededor del mundo. Es autor de los libros Lessons in Project Management y Lessons in People Management. Escribe para numerosos websites y newsletters con más de 650 columnas publicadas sobre administración de proyectos. Texto adaptado por Enrique Ledesma es Director Ejecutivo de TenStep Ecuador y José Luis Flores Pérez es Director Editorial de TenStep Latinoamérica
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